В связи с введением режима самоизоляции режим работы большинства предприятий вынужден претерпеть значительные изменения. Вопрос автоматизации стал еще острее, чем раньше, и организации начали переводить своих сотрудников на режим удаленной работы. Современные технологии делают возможным дистанционную работу для многих компаний. Придет время, когда все мы вернемся в офисы, и хорошо налаженный процесс удаленной работы в дальнейшем будет необходим для успешной деятельности организации.

Один из важнейших процессов организации удаленной работы – это ведение электронного документооборота, направленного на повышение эффективности предприятий за счёт автоматизации работы с документами.

Используя СЭД, организации отказываются от использования бумажных документов, что явно сказывается на эффективности экономической составляющей предприятий. Но существуют мнения, что основная часть документов обрабатывается исключительно в бумажном виде. Это далеко не так. К ним относятся документы длительного хранения и документы, которые передаются в государственные, муниципальные и другие архивы. В остальных случая, а это примерно 90%, есть возможность обойтись документами в электронном виде. К таким документам можно отнести: внутреннюю документацию, приказы, организационно-распорядительные документы, служебные записки, внутреннюю и внешнюю корреспонденцию, бухгалтерские документы, договоры, транспортные накладные, доверенности, статьи и так далее.

Далее мы поговорим о том, как система управления корпоративным контентом Pilot-ECM поможет перевести работу с документами в электронное пространство.

Наладить процесс управления

Благодаря внедрению Pilot-ECM вы сможете ускорить работу сотрудников с большим объемом данных, что позволит повысить производительность труда за счет снижения монотонной работы с документами. Сотрудники организаций будут тратить свое рабочее время на более важные рабочие процессы, требующие творческий подход, чем на работу с однотипными документами и другими однообразными процессами, которые можно автоматизировать. Руководитель сможет эффективно распланировать работу сотрудников, выдавая задания и контролируя их выполнение. Подробнее про блок работы с заданиями вы можете ознакомиться в этой статье.

Организовать удаленную работу с документами

Очевидно, что сейчас, когда многие работают из дома, взаимодействовать с документами приходится в электронном виде. Внедрив систему Pilot-ECM, вы сможете хранить документацию в едином информационном пространстве. Все данные будут защищены от потери, что нельзя сказать про бумажные документы. Работая в системе, сотрудники смогут подготовить и согласовать различные документы, одновременно проверяя их, управлять входящей и исходящей корреспонденцией, работать с договорами, используя электронную подпись, ввести служебные записки и организовать удобный поиск документов. При работе с файлами в системе есть возможность сравнивать документы, вносить замечания и поправки, вести чат между участниками процесса. Узнать больше про сравнение документов в системе можно тут.

При работе с документацией часто возникает необходимость указать, кто из сотрудников имеет доступ к внесению изменений. В этом случае в Pilot-ECM можно настраивать права доступа на документ для различных групп пользователей.

Подключиться к системе можно с любого компьютера из любой точки мира. Пользователь может работать при условиях низкой скорости интернета или локальной сети, даже в режиме офлайн, то есть он продолжит работу со своими данными при условиях отсутствия соединения с сервером. Если же нет возможности зайти в систему через десктопное приложение, то это можно сделать через Web-клиент. Для этого необходимо наличие интернета и бразуера.

Наладить интеграцию

Pilot-ECM имеет возможность интеграции с любым почтовым клиентом и с другими системами для обмена данными, например, с 1С. Сокращая время на работу с входящей корреспонденцией, система автоматически размещает письма в системе Pilot-ECM, где автоматически заполняются необходимые атрибуты: контрагент, наименование, дата создания. Помимо интеграции Pilot-ECM с другими системами обмена данных, заказчики имеют возможность самостоятельно расширять функционал благодаря открытым инструментам SDK.

Если вы заинтересовались нашим продуктом, то мы предлагаем вам бесплатную версию любой системы линейки Pilot в двухпользовательском режиме на Windows и до 5 бесплатных подключений на Linux. Скачать её можно быстро, просто и удобно в центре загрузок. У вас будет возможность протестировать все возможности системы без ограничения по времени и функционалу. Мы будем рады ответить на ваши вопросы! Задать их можно нашему онлайн консультанту на сайте.