Организация документооборота на предприятии является важным звеном делопроизводства. Чтобы упростить и наладить этот процесс, нужно использовать удобные инструменты для работы с документами. Сейчас основной поток документов идёт через электронную почту. Как правило, выделяют три основных потока документов: входящие, исходящие и внутренние. Мы подробнее остановимся на обработке входящей корреспонденции.

После приёма и первичной обработки документов секретарь регистрирует их. Далее документы направляются адресатам на исполнение. Этот процесс требует должного внимания и занимает много времени. И его нужно упростить. В этой статье мы расскажем вам, как добавить корреспонденцию из почтового клиента в систему управления корпоративным контентом Pilot-ECM. Например, вам прислали документ на электронную почту, и вы загружаете его в систему для того, чтобы зарегистрировать и отправить его на согласование.

Согласитесь, что вручную сохранять файл, а потом загружать его в систему довольно-таки долго и неудобно. И эта проблема решается. В Pilot-ECM есть возможность настроить импорт входящей корреспонденции: письма, пришедшие на электронную почту, можно добавить в систему, сохранив их в папку автоимпорта.

Обратите внимание, что все вложения к письму также сохраняются в системе. Атрибуты электронных писем (отправитель, получатель, тема, дата) автоматически переносятся в атрибуты карточки документа.

После того, как вы загрузили файл в систему, у вас есть возможность запустить процесс согласования и ознакомления с документом сотрудников предприятия, оставляя в нём правки, сравнивать версии, использовать электронную подпись и так далее. Стоит отметить, что письма, импортированные в Pilot-ECM из электронной почты, должны быть в формате EML и MSG. Данный формат используют такие почтовые клиенты, как Microsoft Outlook, Express, Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird.

Если вы заинтересовались Pilot-ECM, то мы предлагаем вам бесплатную версию системы в двухпользовательском режиме. Скачать её можно быстро, просто и удобно в центре загрузок. У вас будет возможность протестировать все возможности системы без ограничения по времени и функционалу. Необходимое количество лицензий Pilot-ECM определяется исходя из задач подразделений. Если у вас возникли сложности с настройкой автоимпорта или любые другие вопросы, связанные с Pilot-ECM, вам поможет справка.