Как много времени у вас уходит на заполнение типовой документации вручную? Например, юристы тратят примерно 40% рабочего времени на подготовку типовых документов, когда переносят текст из одного файла в другой. Это как-то много. В организациях каждый день совершается множество разных операций, для подтверждения которых используются договоры, акты, накладные, счета и так далее. У таких документов изменению подлежат одни и те же поля. И хочется, чтобы заполнять их можно было быстро и без всяких затруднений. В этой статье мы расскажем вам про функцию автоматического заполнения полей документов. Покажем это на примере договоров.

Из большого количества договоров в интернете сложно найти готовый и правильно составленный шаблон, поэтому мы решили, что сделаем это за вас. Мы собрали красивые, оформленные, юридически выверенные шаблоны договоров, которые автоматически заполняются. Ссылки на скачивание находятся в конце статьи.

Ниже представлен готовый шаблон договора оказания услуг. Пустые поля уже настроены для автоматического заполнения, поэтому вам не придется ничего настраивать в самом документе.

А теперь мы покажем, как поля договоров автоматически заполняются, если использовать систему управления корпоративным контентом Pilot-ECM. Чтобы создать договор по шаблону, нужно открыть карточку документа, где уже будут настроены все необходимые поля, которые вам нужно только заполнить.

Далее выбираете команду «Создать», и договор готов!

Мы видим, как поля автоматически заполнились, договор cконвертировался в формат XPS, который можно открыть в первоначальном виде с разных устройств. Теперь вы можете вести переписку по замечаниям, оставляя правки в документе, сравнивать версии, использовать электронную подпись и так далее.

Если вы заинтересовались Pilot-ECM, то мы предлагаем вам бесплатную версию системы в двухпользовательском режиме. Скачать её можно быстро, просто и удобно в центре загрузок. У вас будет возможность протестировать все возможности системы без ограничения по времени и функционалу.

Необходимое количество лицензий Pilot-ECM определяется исходя из задач подразделений. Запросить или установить её можно во вкладке «лицензия» через Pilot-myAdmin. Если у вас возникли сложности с установкой компонентов или любые другие вопросы, связанные с Pilot-ECM, ознакомиться во всех подробностях с системой вам поможет справка.

Также стоит отметить, что в Pilot-ECM можно настраивать права доступа на документ. Например, вам нужно указать, кто имеет доступ к внесению изменений, а кто не имеет.

Итак, мы увидели, как можно быстро и удобно заполнять поля документов через Pilot-ECM с помощью шаблонов. Благодаря автозаполнению полей вы сэкономите много времени, не теряя его на рутинную работу. Создание документов по шаблонам минимизирует появление ошибок человеческого фактора. А вот, кстати, ссылки на готовые шаблоны договоров. Но необходимо понимать, что без Pilot-ECM — это только половина пазла. Сами по себе они не заполнятся.

Трудовой договор

Договор хранения

Договор аренды

Договор подряда

Договор оказания услуг

В процессе настройки шаблонов в системе вам необходимо будет добавить конфигурацию автозаполнения полей. Но вам не придется ничего заполнять самостоятельно, так как мы сделали это за вас. Скачать готовую конфигурацию можно здесь. Если у вас появились какие-либо вопросы, оставляйте комментарии или свяжитесь с нами через сайт.