В данной статье мы расскажем простыми словами, как устроена система управления корпоративным контентом Pilot-ECM, из каких компонентов состоит, и какие особенности они имеют.

Что такое Pilot-ECM?

Pilot-ECM является инструментом для автоматизации организационно-распорядительного документооборота, с помощью которого вы сможете подготовить и согласовать документы, контролировать исполнение работ по задачам, управлять входящей и исходящей корреспонденцией, управлять договорами, вести служебные записки, находить заказы, оценивать стоимость работ, хранить любую информацию. Если вкратце, то это набор приложений для управления корпоративным контентом, предназначенный для создания единого информационного пространства организации. Система Pilot-ECM включает в себя следующие компоненты:

• Pilot-Server
• Pilot-myAdmin
• Pilot-Storage
• клиентское приложение Pilot-ECM

Pilot-Server

Для работы в Pilot-ECM в первую очередь необходимо установить Pilot-Server, который является серверной частью системы. Сервер нужен для хранения всех данных системы и для защиты их от удаления, в процессе которого файлы перемещаются в корзину. Но в случае, если файлы по какой-либо причине были удалены, то администратор имеет возможность их восстановить. Важным преимуществом является то, что система справляется с огромными данными при одновременной работе большого количества пользователей, число которых может составлять несколько сотен.

Необходимо отметить, что вам не придется тратиться на покупку и администрирование СУБД. В систему уже встроена система управления базами данных SQLite. Pilot-Server поддерживает операционные системы Windows и Linux. Подключиться к серверу пользователь сможет с любого компьютера через локальную сеть или интернет.

Еще стоит отметить, что на сервере хранится лицензия, которая предоставляет права на использование данного программного обеспечения. Необходимое количество лицензий Pilot-ECM определяется исходя из задач подразделений. Запросить или установить её можно во вкладке «лицензия» через Pilot-myAdmin.

Pilot-myAdmin

Система предполагает простой и удобный способ администрирования, снижая требования к квалификации специалиста по обслуживанию. Pilot-myAdmin является программой для управления сервером Pilot-Server и базами данных, которые хранятся на сервере. При запуске Pilot-myAdmin вы увидите зарегистрированные в системе базы, каждая из которых содержит информацию об атрибутах объектов (проектах, папках, документах), пользователях и организационной структуре предприятий. При изменении данных происходит их мгновенное обновление у всех пользователей базы данных. На изображении снизу можно увидеть список запущенных или приостановленных баз. Остановленную базу можно переименовать, отсоединить временно от системы или отсоединить для тиражирования.

Для того, чтобы создать новые документы в Pilot-ECM, необходимо создать соответствующие им типы в Pilot-myAdmin. Типы элементов и связи между ними определяются администратором.

Открывая вкладку «Организационная структура», слева мы видим окно, где можно добавить новых пользователей для работы над проектами, а справа задаем организационную структуру предприятия.

Для ознакомления с системой у вас есть возможность поработать с демонстрационной базой данных, которая устанавливается вместе с Pilot-myAdmin. Вы сможете сразу начать работу в двухпользовательском режиме и понять, подходит ли вам система.

Pilot-ECM

После установки Pilot-server и Pilot-myAdmin необходимо загрузить клиентское приложение Pilot-ECM. Управление корпоративным контентом организации происходит непосредственно через данное приложение. Во время работы с различными файлами у вас есть возможность выдавать задания, создавать отчеты, переписываться в чате, сравнивать версии документов, оставлять замечания. Узнать более подробно о функционале и преимуществах вы можете в статье «экономьте время и деньги: переход на электронный документооборот».

Интерфейс приложения удобен и понятен, вы будете чувствовать себя комфортно при работе в системе.

Pilot-Storage

При установке Pilot-ECM к системе автоматически подключается дополнительный виртуальный диск Pilot-Storage, который используется для хранения и работы с исходными файлами. Содержимое диска автоматически синхронизируется с сервером, а также есть возможность работы в автономном режиме. Работа диска не зависит от наличия сети и доступности сервера.

Pilot-Storage обеспечивает безопасную коллективную работу с файлами любых форматов на высокой скорости. При коллективной работе с файлами Pilot-Storage уведомляет о внесенных изменениях. Также у вас есть возможность настроить совместный доступ к файлу.

Работа с файлами на этом диске происходит, как в привычном проводнике, и пользователю не придется привыкать к новому инструменту. Диск имеет упорядоченную структуру папок и файлов. При подключении диска Pilot-Storage ему автоматически назначается первая свободная буква от“Z” до “C”.

Вот так устроена система управления корпоративным контентом Pilot-ECM. Все компоненты устанавливаются в считанные минуты на любой компьютер. Обновление происходит автоматически, и вам не придется ничего отслеживать на сайтах. Скачать бесплатную версию системы в двухпользовательском режиме вы можете в центре загрузок.

Если у вас появились какие-либо вопросы, оставляйте комментарии к статье или свяжитесь с нами через сайт.