В наши дни ни для кого не секрет, что электронный документооборот не только снижает затраты на бумагу и печать, но и значительно ускоряет обмен документацией между организациями, существенно экономя время и повышая производительность труда. На сегодняшний день для работы с документами существует огромное количество форматов. К самым известным можно отнести такие форматы, как TXT, DOCX, ODF, XPS, PTF и PDF. Каждый формат имеет свои особенности. Один из самых популярных и часто используемых форматов— это Portable Document Format, известный всем как PDF. Данный формат является очень удобным в использовании, так как документ можно открыть и просмотреть с любого устройства, и выглядит без искажения изображения. PDF позволяет сохранять шрифты, изображения и макет первоначального документа, причем неважно, на какой платформе или с помощью какого приложения данный документ создавался. Более современным аналогом PDF, разработанным компанией Adobe Systems, является формат XPS, разработанный компанией Microsoft. Оба эти формата используются для создания документов, которые доступны только для чтения. Редактирование возможно, но с использованием определенных программ.

В данной статье мы поговорим о модуле расширения документов PDF в формат XPS (рисунок 1), который используется в системе управления корпоративным контентом Pilot-ECM.

XML Paper Specification (XPS) – это открытый графический формат документа, созданный компанией Microsoft, который используется для просмотра, подписи и защиты содержимого документа. Почему выбор пал именно на XPS? Почти каждый знаком с проблемой, когда документ Microsoft Word открывается по-разному на разных устройствах. С помощью формата XPS вы откроете документ в первоначальном виде с разных устройств и на экранах с любым расширением.

В связи с тем, что многие компании хранят определенное количество документов в формате PDF, в Pilot-ECM есть возможность автоматически конвертировать данные файлы в формат XPS. Зачем нужно конвертировать PDF файлы в формат XPS? PDF формат, как правило, используют для хранения и передачи текстовой и графической информации в сети. При загрузке файла PDF вы сможете только просматривать документ. Чтобы работать с документом PDF, необходимо приобрести отдельную платную программу от Adobe Systems. Важным преимуществом электронного документооборота является возможность после конвертации документа PDF в формат XPS вести переписку по замечаниям, оставляя правки в документе, сравнивать версии и использовать электронную подпись.

Для возможной работы с XPS документами Pilot-ECM использует программу Pilot-XPS. В отличие от встроенного просмотрщика документов XPS в OC Windows данная программа имеет больше возможностей для работы с документами в формате XPS. Помимо вышеупомянутых возможностей XPS по сравнению с PDF, необходимо отметить, что использование Pilot-XPS даст возможность проектной организации вести документооборот с контрагентами на одном уровне, так как для обеих сторон использование Pilot-XPS останется бесплатным, при этом не нужно обеспечивать всех участников системой Pilot-ECM.

Необходимо подчеркнуть, что экспорт файлов из PDF в XPS осуществляется программным способом, не теряя первоначального качества и сохраняя кликабельные URL-ссылки.

Стоит отметить, что на сегодняшний день существует большое количество бесплатных конвертеров для разных форматов, с помощью которых можно решить задачу преобразования документа PDF в необходимый вам формат, но, как правило, на выходе файл получается в плохом качестве. В качестве примера приведу презентацию в PDF формате. При конвертации через бесплатный конвертер многие изображения могут получиться в искаженном качестве. Поэтому мы выпустили свой модуль, гарантирующий высокое качество при конвертации документов PDF в формат XPS.

Если вы заинтересовались Pilot-ECM, то мы предлагаем вам бесплатную версию системы в двухпользовательском режиме. Скачать её можно быстро, просто и удобно в центре загрузок.