Применение корпоративных информационных систем в деятельности организаций стало в последние годы настолько же привычным и необходимым процессом для компании, как, например, информирование мира о себе через собственный интернет сайт.

Чем больше «знает система», иначе говоря – чем больше в ней информации о сущностях или объектах информации, которую используют сотрудники в бизнес-процессах, тем эффективнее работа с ней.

Возьмём, например, вполне знакомое всем слово «договор» и поместим его внутрь корпоративной информационной системы. И мгновенно самому понятию «договор», если бы он только мог об этом нам сказать, станет тесно в семи буквах своего слова. Потому что в системе договор – уже не документ, регулирующий гражданско-правовые отношения двух и более сторон, а объект, живущий в эко-системе стремительных информационных потоков. По договору может быть запущен один или несколько процессов (разработка, внутреннее или внешнее согласование, сбор подписей и т.д.). Он стал почти живой и дрессированный, т.к. у него есть родитель (создатель), есть и хозяин процесса, аудитор или подписант. На него в конце жизненного цикла ставят клеймо – QR-код, и замораживают права на редактирование.

Очевидно, вопросы «что знает о договоре система?», «зачем ей это знать?», «как это использовать?» становятся ключевыми в жизненном цикле объекта информации. В поиске ответов первый помощник – карточка объекта – сервис с набором атрибутов, в котором хранится тот состав, который поможет как найти сам договор, так и помочь пользователю в его создании и редактировании. К полям карточки подключаются справочники – сотрудников, ответственных за договор, контрагентов, справочник видов условий оплаты и т.д. Таким образом элемент обрастает связями.

Сделать связи еще более эффективным инструментом позволяет подключение справочников. Заполнили мы поле «Контрагент» — компанию, с кем планируем заключить договор. Сделали это путём выбора, заранее внесенного или подтянутого из другой базы данных элемента. Но мы понимаем, что наша информационная система умеет держать связи с шаблонами документов исходных форматов, и поэтому мы хотим от системы больше. Нужно передать в текстовый редактор наименование Контрагента в шапку договора и в пункт, раскрывающий реквизиты сторон.

Но пытливому пользователю и этого мало, раз уж система может знать больше о контрагенте. В договоре с условиями и цифрами у контрагента есть стандартные поля – ФИО подписанта(ов), основания их полномочий (устав, доверенность), банковские реквизиты. Заполнение этих полей в теле документа также может происходить автоматически благодаря тому, что не только «система знает» атрибуты карточки, но и строка справочника содержит в себе информацию, которая не загромождает карточку договора излишними подробностями.

Итогом реализации стала возможность суммировать информацию с нескольких объектов в системе. На примере договора это может быть карточка с информацией о контрагенте и карточка самого договора. С помощью конфигурации типа:

<FieldPilotAttr=»Контрагент» FileField=»Контрагент» /> – Связываем атрибут из Pilot (карточка контрагент) с полем в MS Word

<FieldPilotAttr=»Контрагент.Имя организации» FileField=»Имя организации» /> – Указываем, что именно брать из карточки контрагента и отдавать в поле в MS Word

Так мы передаём в шаблон договора информацию о названии организации, которая хранится в другом типе объекта (тип контрагент).

Таким образом мы можем работать с любым объёмом данных и использовать систему для автоматического заполнения информацией готовых шаблонов документов.