Самым очевидным преимуществом электронного документооборота является экономия времени и расходных материалов. Бумажный документооборот вытесняется электронным, выбор систем с каждым годом растет, и компании вынуждены идти в ногу со временем, совершенствуя свой продукт и добавляя новые возможности. Экономия времени и ресурсов с помощью электронного документооборота являются лишь верхушкой айсберга, а главное преимущество заключается в новой организации бизнес-процессов предприятия. В данной статье мы опишем неочевидные преимущества электронного документооборота на примере системы управления корпоративным контентом Pilot-ECM.
Электронный документооборот напрямую связан с информационной средой компании. Он повышает оперативность работы сотрудников и создает единую базу документов. Помимо этого, улучшается контроль за скоростью и качеством выполнения рабочих процессов.

Благодаря системам электронного документооборота (СЭД) многие компании обновляют аппаратное и системное программное обеспечение и переходят на новые технологические стандарты, что переводит информационную инфраструктуру предприятия на новый технологический уровень.

Как изменился электронный документооборот в наши дни

К основным тенденциям современных систем электронного документооборота относятся мессенджеры и чат-боты, облачный архив, возможность работы в условиях отсутствия соединения с сервером, наличие мобильных приложений и
WEB-клиента, позволяющие работать в любом месте и с любого устройства. В наше время очень важным преимуществом СЭД является высокая производительность и неограниченное количество рабочих мест, что позволяет системе без проблем подстраиваться под размеры вашего бизнеса, обеспечивая работу с любым количеством данных.

Еще одной немаловажной тенденцией является возможность интеграции с любым почтовым клиентом и с информационными системами обмена данных. Электронный документооборот является связующим элементом между разными системами, функционирующие в организации. В наши дни наличие интеграции является уже необходимым требованием к системам электронного документооборота.
Pilot-ECM представляет из себя современную систему электронного документооборота, включающая в себя функции интеграции с любым почтовым клиентом и информационными системами, имеющая удобный мессенджер и WEB-клиент.

Особенности и масштаб компании

Системы электронного документооборота внедряют предприятия различных сфер деятельности. При внедрении системы необходимо понимать, что СЭД не имеет определенной отраслевой специфики. Она подбирается под определенные традиции или особенности компании, чем под сферу деятельности. Важным критерием является масштаб организации. У крупной компании большой поток документов и высокий уровень информационного взаимодействия сотрудников, что повышает эффективность внедрения системы электронного документооборота. Таким организациям очень важно, чтобы система легко адаптировалась под особенности рабочего процесса компании, автоматизировав бизнес-процессы без серьезных изменений. Для средних по размеру компаний внедрение СЭД является целью для повышения эффективности процессов управления. Система управления корпоративным контентом Pilot-ECM обладает необходимым функционалом, подходящим для любой компании:

• Адаптация под размер и особенности компании
• Обеспечение работы с большим объемом информации 
• Возможность работы неограниченному количеству пользователей 
• Работа на высокой скорости 
• Организация работы сотрудников удаленных подразделений

Как внедрить СЭД

В первую очередь необходимо установить программное обеспечение на сервер и рабочие места пользователей, а после настроить систему под особенности компании. В зависимости от предпочтений заказчика сделать это можно как самостоятельно, так и с помощью специалистов по внедрению от разработчика или интегратора. Во время перехода к системе электронного документооборота вам придется начать менять привычный ход работы, не дублируя бумажные бизнес-процессы в системе. Пользователи в процессе обучения совмещают эксплуатацию СЭД с получением базовых знаний по работе в системе. Работать в системе придется постоянно, поэтому удобство и простота стоят на первом месте. Чем шире базовый функционал и его легко адаптировать под пользователя, тем быстрее пройдет внедрение и адаптация сотрудников. К сожалению, часто встречается картина, когда закуплены лицензии, оплачены услуги по внедрению, а продуктом так и не стали пользоваться. Чтобы этого избежать, важно определить цели внедрения, насколько руководство заинтересовано в проекте, назначить ответственных в компании и совместно сделать пилотный проект. Есть два пути внедрения. Либо начинать с пилотной группы инициативных сотрудников и небольшого проекта. Либо сразу запускать работу всего предприятия в новой системе, обучить всех сотрудников. Каждый выбирает путь для себя сам. Нужно быть готовым, что он будет тернист, но чем выше мотивация, тем больше шансов на успех. Система Pilot-ECM обладает понятным интерфейсом и простой установкой. Новые пользователи быстро смогут адаптироваться к системе во время работы в ней.

Выгодно ли приобретение СЭД

Перед тем, как сделать вывод, окупаются ли затраты на системы электронного документооборота, необходимо перечислить потенциальные выгоды от использования:

• Сокращение времени на поиск документов
• Рост производительности труда
• Ускорение бизнес-процессов
• Экономия на канцелярских товарах

• Повышение исполнительской дисциплины
• Обеспечение сохранности корпоративной информации
• Прозрачность управления
• Организация единого информационного пространства
• Контроль своевременности выполнения задач

Некоторые из перечисленных выгод дают прямой эффект экономии средств. Другие же меняют существующие бизнес-процессы, улучшают их качество, что со временем принесет компании рост результатов деятельности. Каждая компания стремится сократить издержки, а в этом как раз и может помочь СЭД. Порой не просто сразу посчитать эффект от внедрения, должно пройти время, чтобы качественные изменения дали свои плоды.
Результаты исследования экспертов показали, что внедрение электронного документооборота окупается в среднем за срок от 3-х месяцев до 3-х лет.