С каждым годом возрастает количество предприятий, внедряющих системы электронного документооборота. Одной из главных задач руководителя предприятия является получение прибыли. Но получение прибыли — это лишь результат, поэтому задачи предприятия должны быть направлены на методы ее получения. Одним из таких методов является упрощение рабочего процесса, сокращая время на обработку бумажной документации. Наличие электронной подписи в системе электронного документооборота является важным преимуществом. С помощью неё процесс работы с электронными документами упрощается, поскольку, если электронная подпись отсутствует, то документы не имеют юридической силы. В этом случае документы без электронной подписи невозможно будет отправить заказчику или в соответствующие контролирующие органы.

Электронная подпись (ЭП) — это реквизит документа, содержащий информацию о ее владельце, устанавливающий отсутствие искаженной информации в электронном документе. С помощью ЭП подтверждают авторство, обеспечивают конфиденциальность и юридическую силу электронного документа. Особенностью ЭП является возможность использования подписи в удаленном режиме для заключения договоров и других юридически значимых документов.

ЭП для юридического лица — определение подлинности электронного документа с целью экономии времени за счет избавления от бумажной волокиты. ЭП привязывается к определенным сотрудникам компании, и, когда должностному лицу необходимо подписать документ, в закодированных символах прилагается официальная печать.

Любой сотрудник компании без особого труда сможет разобраться в использовании ЭП. Электронные документы,подписанные с помощью ЭП, проверяются специально разработанными для этой цели программами.

Преимущества использования электронной подписи

• Эффективность документооборота внутри компании
• Защита авторских прав и усиление конфиденциальности
• Проверенные достоверные данные
• Экономия времени
• Упрощение процесса отправки документов в специализированные органы
• Участие в документообороте на международном уровне

Сферы применения электронной подписи

• Совершение гражданско-правовых сделок
• Оказание государственных и муниципальных услуг
• Оформление сделок с недвижимостью
• Документооборот внутри компании
• Документооборот между компаниями
• Юридически значимый документооборот между банком и клиентом

Виды электронной подписи

Простая

Получателями этой подписи могут быть физические лица и ИП. В ней используются простые пароли и коды. Основной функцией является подтверждение личности человека,отправившего документ. Используется при внешнем и внутреннем документообороте. Данная подпись не может использоваться при подписании документов, содержащих государственную тайну.

Усиленная неквалифицированная подпись

Равноценна собственноручной подписи на бумажном документе. Приравнивается к бумажному документообороту исключительно при договоренности обеих сторон деловых отношений и согласно положению законодательства. Человеку, который пользуется подписью, присваиваются обязанности и правила определения личности.

Усиленная квалифицированная подпись

Является наиболее защищенной электронной подписью. Равноценна собственноручной подписи на бумажном документе. Усиленная квалифицированная подпись придает документам юридическую силу. Получить такую подпись можно только в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию.

Электронная подпись в Pilot-ECM

Электронная подпись является частью системы Pilot-ECM и помогает улучшить эффективность документооборота внутри компании и за её пределами. Чтобы согласованные электронные документы в Pilot-ECM получили юридическую значимость, необходима электронная подпись, которая равноценна собственноручной подписи на бумажном документе. Наш продукт полностью поддерживает все виды электронной подписи и соответствует требованиям Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Чтобы согласовать электронные документы, пользователи Pilot-ECM должны установить на свой компьютер сертификат ключа ЭП. Преимуществом электронной подписи Pilot-ECM является возможность работы с криптопровайдерами, например, КриптоПро.NET.

Благодаря наличию ЭП в системе электронного документооборота усиливается контроль за документооборотом в организации и появляется возможность расширить границы ведения бизнеса.