ГАУ «НИ и ПИ Градплан города Москвы» разрабатывает градостроительную документацию по планировке территорий, выполняет предварительную оценку градостроительного потенциала территорий, осуществляет разработку планов реализации проектов планировок территорий, включая оценку коммерческой, бюджетной и социально-экономической эффективности реализации мероприятий градостроительного развития. Высшим руководством города Москвы в 2017 году Градплан назначен единым городским оператором с целью реализации Концепции градостроительного развития территорий, прилегающих к Москве-реке и Химкинскому водохранилищу.

Работа всех производственных и научных отделов, включая мастерские внутри института, организована в системе Pilot-ICE Enterprise, которая сменила устаревшую программу ЛОЦМАН:ПГС. Проект перехода на новую ИТ-систему специалисты института выполнили при поддержке регионального центра АСКОН-Центральная Россия.

О миграции на Pilot-ICE рассказывает Юрий Домаров, начальник Отдела информационных технологий ГАУ «НИ и ПИ Градплан города Москвы».

С 2014 года сотрудники института использовали систему ЛОЦМАН:ПГС, которая обеспечивала управление проектными данными и организацию электронного архива. Однако из-за снятия программы с поддержки понадобилось выбрать новую. Было решено внедрить Pilot-ICE Enterprise по нескольким причинам. Во-первых, это отечественная разработка, но совместимая с форматами зарубежных вендоров. Во-вторых, благодаря знакомству с ее «предшественником» было понятно, как устроена система. Вместе с тем добавились функции, которых не было в устаревшем продукте. К плюсам системы можно отнести и то, что она максимально проста для освоения пользователями.

Внедрение системы Pilot-ICE проходило в несколько этапов при помощи специалистов компании АСКОН. Сначала была подготовлена и протестирована база данных. Затем проведена миграция системы на новую платформу.

После технического перехода прошло обучение сотрудников, которых разделили на три группы:
• администраторы Pilot-ICE;
• руководители, работающие с модулем планирования;
• линейные пользователи системы.

Также обучили всех специалистов института, которым предстояло иметь дело с системой. За время использования предыдущего решения штат организации вырос почти вдвое. Новые сотрудники первоначально не работали с продуктом, поэтому предварительный инструктаж ждал всех. По результатам замечаний разработчики внесли необходимые корректировки и настроили систему под потребности Градплана.

Сегодня Pilot-ICE ежедневно используют более сотни специалистов производственных подразделений. К ним относятся сотрудники административных, научных и производственных подразделений института. Все они используют Pilot-ICE как централизованную платформу для ведения проектной деятельности института.

Каждый проект — линейный и территориальный, московский и региональный — фиксируется в системе. После этого начинается формирование файлового архива по проекту, и его руководитель создает укрупненный план в модуле Rubius Project Manager (RPM), ранее интегрированном с ЛОЦМАН:ПГС.

Структура организована иерархически, от общего — к частному. Согласно укрупненному плану, руководители отделов и смежных подразделений расписывают задачи и выдают их конкретным исполнителям. Далее начинается непосредственно проектная работа — подготовка документации и ее согласование. Все этапы фиксируются в системе. Поскольку регламентом определено, что Pilot-ICE используется только внутри института, для согласования документации с заказчиком или передачи подрядчикам документы выгружаются из системы и уже утвержденные или дополненные подгружаются обратно.

Специально для Градплана компания АСКОН разработала дополнительные отчеты. Они позволяют контролировать все стадии выполнения задач и отслеживать сроки исполнения задач как внутри отдельных подразделений, так и в проектном институте в целом. Более того, не только руководители проектов и смежных департаментов, но и линейные специалисты всегда могут проверить собственную загрузку и отследить стадии выполнения задач и реализации проектов.

Таким образом, система используется и для взаимодействия по проектам, и для мониторинга выполнения задач сотрудниками.

С точки зрения администрирования единый файловый архив неудобен. Когда он переполняется, необходимо отключить пользователей и сервер и только после этого расширить хранилище. В результате происходит бесконтрольный рост без возможности распределения хранилища.

Из минусов системы можно отметить то, что в настоящий момент отсутствуют инструменты по анализу уровня загруженности хранилища. Очевидно, что при загрузке больших файлов объём хранилища быстро заполняется, однако интерфейс не показывает, чем занят файловый архив и источник его загрузки.

Тем не менее Pilot-ICE Enterprise позволяет организовать консолидированную работу института с возможностью хранения документации с разделенными правами доступа. А также обеспечить контроль исполнительской дисциплины и сроков проектов.