Скачать бесплатную версию

От выдачи заданий до согласования документации: как Pilot-ICE Enterprise помогает проектировщикам НИИК работать на «удаленке»

Представляем вторую часть вебинара «Как организовать удаленную работу в проектных компаниях», прошедшего 10 апреля (первая часть опубликована здесь). Руководитель группы департамента IT АО «НИИК» Андрей Швейников рассказывает, как проектировщики института используют Pilot-ICE на «удаленке» и какие организационные сложности компания преодолела при внедрении системы.


 


Научно-исследовательский и проектный институт карбамида выполняет работы по проектированию, разработке технологий, комплектной поставке оборудования, обоснованию инвестиций и управлению строительством химических производств. Компания имеет филиалы в Дзержинске, Новомосковске, Нижнем Новгороде и Москве. 


Андрей Швейников, руководитель группы департамента IT АО «НИИК»

«К удаленным рабочим местам мы подключаем сотрудников как через RDP-протокол, так и по VPN. У каждого способа есть преимущества и недостатки. RDP требует стабильного доступа к интернету: если качество подключения низкое, это скажется и на RDP-сеансе. В свою очередь, с VPN могут возникнуть сложности при работе с объемными файлами, расположенными на серверах компании. Несмотря на организационные трудности, связанные с переходом на “удаленку”, компания вскоре вышла на прежний уровень производительности. В то время как изначальная просадка составляла 30%. Сотрудники постепенно втянулись, сейчас у них есть все необходимые инструменты и ресурсы, и даже руководству института нравится такой формат работы. 

Еще до дистанционного режима мы использовали Pilot-ICE Enterprise для хранения инженерных данных, выдачи заданий между отделами, контроля их исполнения и согласования документации. После перехода на “удаленку” ничего не изменилось. Коллеги получают уведомления о заданиях, могут отслеживать этапы их исполнения и согласования. Для нас был создан дополнительный модуль с напоминанием о просроченных задачах. Если у кого-то из коллег такие есть, то с настроенной периодичностью в Pilot-ICE будет всплывать окошко, блокирующее работу и призывающее обратить на них внимание. 

Готовые чертежи согласовываются в Pilot-ICE, через него сдают документы в архив. Далее PDF-файлы отправляются заказчику или в Главгосэкспертизу. Туда документы уходят без факсимиле, подписанные квалифицированной электронной цифровой подписью. Заказчику планируем передавать также без факсимиле, но с пометкой о наличии ЭЦП. 

Переписку, если она касается чертежей, документов, объектов, мы тоже ведем в системе. 

Когда мы только начинали работать в Pilot-ICE, проектировщикам не нравилось, что теперь согласование документации занимает больше времени. До внедрения СЭД наши коллеги при выпуске документации использовали много ухищрений, когда нужно было внести исправления в чертеж: в ход шли канцелярские корректоры, заклейки, могли и ручкой что-то поправить. В конечном счете получали чертеж, который уходил в архив. Быстрее не придумаешь. Но, естественно, у такого способа согласования и исправления документации есть свои недостатки. Часто чертеж, который поступал в архив, и чертеж, который создал проектировщик и подписал у своего непосредственного руководителя, могли в корне отличаться друг от друга. Из-за этого возникали междисциплинарные коллизии. 

Сейчас в Pilot-ICE Enterprise мы заново запускаем процедуру согласования после внесенного исправления. Поэтому утверждение теперь длится дольше. При этом удобно, что всегда можно сравнить версии документов и понять, какое именно изменение согласовывается. И мы объясняем сотрудникам, что принятая раньше практика, хоть и позволяла все делать быстрее, была неверной. 

Некоторые наши коллеги используют модуль Rubius Project Manager, где тоже ведут планирование проектов, отслеживают взаимосвязи между задачами, контролируют трудозатраты. Но RPM мы внедряем факультативно. Преимущественно для организации электронного архива, документооборота, проверки исполнения поручений используется именно Pilot-ICE».


Запись вебинара доступна на нашем Youtube-канале. 


По вопросам приобретения,
установки и обслуживания обращайтесь:

8-800-700-00-78 (звонок по России бесплатный)