Первое внедрение системы управления проектной документацией в Проектном управлении АВТОВАЗа состоялось в 2012 году, когда запускался электронный архив ЛОЦМАН:ПГС 2011. Следующие шесть лет его использовали весьма интенсивно: в системе было заведено свыше 5 000 проектов.

В 2018 году в управлении решили перейти на систему нового поколения — Pilot-ICE Enterprise. Перед началом проекта мы в техническом отделе АСКОН-Волга проанализировали конфигурацию ЛОЦМАН:ПГС и существующую базу данных. Основной задачей стал полный перенос данных, а это — более 400 Гб информации. К тому же, все данные хранились в СУБД Oracle, что представляло дополнительную сложность: у Pilot-ICE Enterprise своя база данных, и только поэтапный перенос обеспечил бы сохранность и наследование всей необходимой информации.

Поскольку ЛОЦМАН:ПГС в управлении ни разу не обновлялся с 2012 года, в первую очередь нам предстояло обновить серверную часть и базу данных с версии 2011 до версии 2016. Задача не из простых. Мы решили делать экспорт в два этапа: сначала провести тестовый перенос, отработав порядок выполнения работ и проверив его результаты, а затем осуществить финальный экспорт данных.

Здесь огромную роль, как и в реализации всего проекта, сыграли технические специалисты Дирекции по информационным системам (ДИС) АВТОВАЗа, которые быстро подготовили базу данных для анализа и дальнейшего переноса в Pilot-ICE Enterprise.

После обновления база была запущена на версии клиента ЛОЦМАН:ПГС 2016, и экспорт-импорт данных выполнялся при помощи плагина «Конвертер данных из ЛОЦМАН:ПГС в систему Pilot-ICE» от разработчиков Pilot-ICE Enterprise. За этот плагин хочу выразить им отдельную благодарность, так как перенос данных прошел без сбоев и ошибок.

Первый этап экспорта проходил без файлового архива, т.е. в экспортируемых данных присутствовали только атрибутивные данные проектов и документов. Тест занял около 30 часов. Полученную в итоге базу Pilot-ICE Enterprise мы использовали, чтобы проанализировать конфигурацию и добавить позже модули, которые невозможно было сделать в конфигурации ЛОЦМАН:ПГС. Кроме того, эта база использовалась для обучения специалистов Проектного управления, но подробнее о подготовке сотрудников — ниже.

Базу для финального экспорта также подготовили специалисты ДИС АВТОВАЗа. Второй этап занял более трех суток. После переноса данных руководство Проектного управления приказом приостановило работы в старой системе: вся активность, связанная с проектной документацией, перешла в Pilot-ICE Enterprise.

На старте опытной эксплуатации совместно с руководителем проекта от Проектного управления АВТОВАЗа мы сформировали фокус-группу из ключевых специалистов каждого отдела управления. Они регулярно задавали уточняющие вопросы и выдвигали предложения по развитию системы. После обсуждения с руководителем проекта принималось решение об их реализации или отклонении. На сегодня мы уже внедрили множество дополнений и модулей к Pilot-ICE Enterprise, среди которых:

• связь папки проекта в Pilot-ICE Enterprise с заданиями на проектирование из внешней системы документооборота предприятия (обеспечена внешними ссылками)
• перенос внутренних справочников предприятия в виде атрибутов в среду Pilot-ICE
• работа с заданиями в составе проекта между отделами
• шаблон задания на печать документов в отдел печати и формирование отчета по заданиям отделу
• шаблон задания на проектирование с автозаполнением полей
• перенос архива документации в формате DWG
• модуль поиска исходных файлов
• отчеты по заданиям по сотрудникам и подразделениям за период времени.

Во время подготовки сотрудников и опытной эксплуатации мы активно использовали функциональность Pilot-ICE Enterprise «Общая переписка» для выдачи учебных заданий и ответов на возникающие вопросы. Кроме того, команда внедрения разработала методики испытания системы и видеоруководство, где показаны основные действия в конфигурации Pilot-ICE для Проектного управления АВТОВАЗа. Курс состоит из 19 роликов, каждый из них, например «Как опубликовать документ», длится не более минуты. Практика показала, что видеоматериалы просматривают с большим энтузиазмом и лучше усваивают, чем стандартные инструкции. Так что мы планируем тиражировать этот опыт и на другие проекты.

Благодарим Управление внешних коммуникаций АО «АВТОВАЗ» за предоставленные фотографии.