«Альтек Системс», интегратор BIM-решений, внедрил систему управления проектной документацией Pilot-ICE от АСКОН в проектном институте «Альтек Проект Строй». Компания занимается проектированием масштабных жилых комплексов по принципу полного цикла — от разработки концепции до осуществления авторского надзора. К проектной деятельности предприятие привлекает субподрядные организации, междисциплинарное взаимодействие с которыми налажено в среде Pilot-ICE.

При поиске решения для коллективной работы специалисты «Альтек Системс» протестировали работу нескольких систем и даже рассматривали разработку собственного продукта. Однако при подсчете затрат стало очевидно — выгоднее приобрести уже готовое решение с открытым API и при необходимости дорабатывать его под собственные нужды. Факторы, повлиявшие на выбор Pilot-ICE:

• решение «из коробки» позволяет начать работу сразу;
• возможность выстроить структуру папок под свои бизнес-процессы;
• поддержка электронных цифровых подписей для ведения юридически значимого электронного документооборота;
• возможность подключения удаленных пользователей;
• доступность технической поддержки разработчика: за полгода эксплуатации продукта специалисты «Альтек Системс» направили в АСКОН около 70 вопросов, на каждый из них был получен ответ.

Команда внедрения обстоятельно подошла к организации работы в системе удаленных пользователей. Так, вместо разработки бумажных инструкций был подготовлен видеоролик с объяснением, как подключить подрядчика. Были созданы регламенты с инструкциями по использованию Pilot-ICE. Для подтверждения готовности работы в системе сотрудники проходят тестирование по должностям (от проектировщиков до ГИПов), по результатам которого им выдается сертификат.

В систему на данный момент переведена вся документация компании: не только проектная, но также письма, приказы и накладные. При этом для специалистов «Альтек Проект Строй» и для удаленных сотрудников были утверждены единые правила по наименованию файлов, обеспечивающие быстрый поиск в структуре, состоящей из множества папок. Коме того, внедрение Pilot-ICE позволило организовать защищенное хранение информации.

Специалистами «Альтек Системс» были разработаны дополнительные модули для расширения функциональности Pilot-ICE:

• автоматическая печать из AutoCAD и Revit;
• уведомления о заданиях на электронную почту;
• интеграция с Telegram и Rocket.Chat;
• размещение QR-кода на чертежах и подключение web-клиента к серверу для обеспечения доступа заказчиков к актуальной документации.

Андрей Мехонцев, технический руководитель проекта внедрения, об эффектах Pilot-ICE:

«В результате внедрения Pilot-ICE руководитель "Альтек Проект Строй" получил управляемость работ по проектам, а сотрудники компании, ее заказчики и подрядчики — удобный сервис. Мы констатируем экономию ресурсов за счет того, что выстроена структура папок и организовано централизованное хранение документов. Например, наши сотрудники перестали подходить к бумажному справочнику, чтобы зарегистрировать входящие или исходящие письма. Мы также перестали “дергать” системного администратора, чтобы тот выдал права на диск для нового сотрудника. Теперь все просто: он заходит в систему, и у него уже есть права доступа согласно его должности. Но самое главное — это сокращение сроков разработки проектов и уменьшение количества исправлений и переделок, которые также влияют на сроки».

На данный момент в «Альтек Проект Строй» процедура согласования всех документов происходит в электронном виде. В планах — интеграция с операторами электронного документооборота: они выступают третьими лицами, подтверждающими факт передачи документации от одной компании к другой. Это позволит избавиться от бумажного документооборота с заказчиком. Последние будут получать документы сразу в электронном виде и аналогичным образом подтверждать факт их получения, экономя время и деньги.

Этапы внедрения: