Для организации коллективной работы над проектами и надежного хранения данных проектно-инжиниринговая компания ИНТРА ПРОЕКТ внедряет систему Pilot-ICE.

ИНТРА ПРОЕКТ занимается проектированием промышленных объектов для химических, нефтехимических, нефтеперерабатывающих и машиностроительных предприятий.

Планирование работ по проектам

Необходимость в системе подобного плана у компании ИНТРА ПРОЕКТ возникла из-за увеличения количества проектов и предпроектов: проектно-сметной и организационной документации стало больше, значительно усложнились планирование работ и оценка загрузки имеющихся ресурсов. Перемен требовала работа с электронным архивом. Работа с документацией велась в папках на сервере, и механизм файлового архива на базе Windows Server не позволял отслеживать, кто, когда и на каком основании внес изменения, не показывал, чем файл отличается от предыдущей версии. Были сложности с настройкой ограничения доступа к разным уровням документации.

Перемены были необходимы и в выдаче заданий. Возрастающий объем заданий по проектным и предпроектным работам требовал инструмента контроля выдачи и получения заданий, их систематизации, т.е. инструмента, который бы позволял оперативно сортировать задания на выполненные, просроченные и отклоненные.

Похожие трудности сопровождали и согласование документации. Проектировщик вынужден был ходить по отделам с ворохом чертежей, собирая подписи, то и дело заново распечатывая документы. Внесение изменений в документацию не всегда было возможно отследить, и смежные отделы зачастую были не в курсе, что изменения вообще проводились.

Изучив рынок программных продуктов, способных решать поставленные задачи, специалисты ИНТРА ПРОЕКТ выбрали Pilot-ICE.

Рабочий стол руководителя (отображает онлайн-состояние работ по всем задачам)

В скором времени ИНТРА ПРОЕКТ рассчитывает получить следующие эффекты:

• сокращение времени на подготовку документации/выполнение проектов;
• контроль своевременности выполнения задач;
• повышение качества проектирования;
• оптимизация загрузки сотрудников;
• автоматизированный учет затрат по проектным и предпроектным работам;
• организация юридически значимого документооборота с применением электронной подписи в соответствии с ФЗ №63;
• сокращение бумажного документооборота;
• получение необходимых отчетов на основании данных в системе.

Олег Воротников, директор по проектированию ИНТРА ПРОЕКТ:

Электронный архив проектной документации

Большое внимание уделялось настройке шаблонов проектов и документов, которые необходимы, потому что в компании есть стандарты ведения проектов, финансового планирования и учета. Для того, чтобы обеспечить эти специальные стандарты, нужно настроить структуру проектов и карточки документов.

Также используются шаблоны для проектных документов — чертежей, спецификаций.

Кроме технического документооборота в Pilot-ICE переносятся организационные документы: договоры, заявки на командировки, авансовые отчеты по командировкам, письма, приказы, протоколы совещаний, отчеты по проектам.

Пример договора в системе

Следующий этап — интеграция Pilot-ICE с CRM Terrasoft для синхронизации справочников контрагентов. После завершения этой интеграции система будет готова к полноценной работе.

Источник: журнал «Химическая техника»