Для всех коммерческих организаций важной задачей является минимизация конфликтов с клиентами и поставщиками. Бывают случаи, когда одна из сторон договора по каким-либо причинам не смогла внимательно проконтролировать процесс заключения и согласования. Договор подписывается, а после возникают проблемы с формулировками и условиями в подписанных договорах, приводящие к длинным спорам, которые, как правило, могут дойти до арбитражного суда. Либо возникают ситуации, когда детали договора обсуждаются по телефону, электронной почте или при личной встрече, но в итоге вторая сторона присылает договор с иными, незаметно исправленными условиями, приводящими к проблемам для бизнеса.

Электронный договор — это соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении взаимных обязательствах в электронном виде. Данный договор юридически равноценен бумажному, если он подписывается квалифицированной электронной подписью. В наше время до сих пор заключают сделки на бумажных носителях, но со временем число организаций, использующих электронный документооборот, имеющий функцию работы с договорами, будет расти. Использование такого электронного документооборота обеспечит контроль за договором, исключая возможности поправок в нём от второй стороны. Эффектом будет уменьшение споров с клиентами, но в случае их появления вы сможете отстоять свои обязанности по условиям договора.

Если вы решились перейти с бумажного документооборота на электронный, то вам необходимо ознакомиться с продуктами разных компаний, изучив их функционал, и подобрать то, что вам нужно. Об этом мы сможете почитать в статье «Как правильно выбрать систему электронного документооборота?». В процессе выбора обязательно уделите внимание тому,есть ли в функционале системы работа с договорами. В данной статье мы опишем работу с документами на примере системы управления корпоративным контентом Pilot-ECM.

Шаблоны документов

Начнем сначала, с создания документа в системе. На этом этапе можно существенно сократить время, используя шаблоны документов. Создайте шаблоны договоров, актов, которые можно будет быстро изменить. Система позволяет автоматически присвоить номер документу и проставить дату в виде текстовой метки. Также можно настроить интеграцию с офисными редакторами, чтобы забирать часть информации из тела документа в карточку Pilot-ECM, и поля заполнять автоматически.

Версионность документа

Почти каждая система электронного документооборота имеет функции, которые помогают разрешать споры с контрагентами. Одной из таких функций является хранение всех версий одного и того же документа. В случае, если вторая сторона сделала какие-либо поправки в договоре, первая сторона сможет просмотреть исправленную версию и сравнить их. Во время создания и согласования договора в Pilot-ECM автоматически создаются новые версии, сохраняются старые. Все эти версии, как правило, отличаются друг от друга, в случае, если договор был скорректирован. Очень часто возникают ситуации, когда клиент вносит некие изменения, но потом просит их убрать по каким-либо причинам. Когда вы вносите изменения в договор, создается его новая версия, а предыдущая сохраняется, ведь в любой момент одна из сторон может вернуться к старой версии.

Помимо этого, Pilot-ECM сохраняет историю изменения документа. Это очень удобная и необходимая функция системы, с помощью которой вы сможете просмотреть, кто и когда вносил изменения в договор.

Переписка по замечаниям

Еще одной особенностью системы является возможность обсудить правки в самом документе, то есть по каждому замечанию проставлять статусы (принято, отклонено) и вести переписку. И далее участники согласования могут сравнить версии документа в автоматическом режиме и найти все изменения, которые произошли в тексте. Времени на проверку даже самых объемных договоров уйдет гораздо меньше, а также повысится качество результатов проверки.

Выдача заданий на согласование

Провести согласование документа можно с помощью выдачи специального задания всем участникам. Причем процесс согласования можно разделить на этапы, сделать его последовательно-параллельным. Это означает, что пока не будут собраны все подписи первого этапа, участники следующего этапа не получат задание на согласование документа. Для быстрой выдачи таких заданий можно также использовать шаблоны и сохранить часто используемые бизнес-процессы.

В результате выполнения задания будут собраны все электронные подписи на документе с разделением ролей участников. А значит документ станет юридически значимым.

Заключение

Заключение договоров с клиентами является важной частью бизнеса. Благодаря системе управления корпоративным контентом Pilot-ECM вы облегчите себе и клиенту весь процесс создания и согласования договора, уменьшая при этом шанс возникновения споров. Помимо этого, Pilot-ECM является готовым решением с простой установкой и настройкой системы. Это большое преимущество, так как необходимость в покупке дополнительных модулей отсутствует, что говорит о больших функциональных возможностях системы без дополнительных затрат.

Если вы заинтересовались Pilot-ECM, то мы предлагаем вам бесплатную версию системы в двухпользовательском режиме. Скачать её можно быстро, просто и удобно в центре загрузок. У вас будет возможность протестировать все возможности системы без ограничения по времени и функционалу.