В наши дни системой электронного документооборота (СЭД) пользуются всё больше и больше предприятий. В связи с тем, что рынок СЭД сейчас активно развивается, нужно качественно и ответственно подойти к выбору системы электронного документооборота. К счастью, сейчас этот выбор представлен широко и разнообразно. После того, как вы решили автоматизировать процессы документооборота в организации, необходимо понять для себя, что именно вы хотите улучшить за счет автоматизации.

Как было сказано выше, рынок большой, и систем электронного документооборота очень много. Чтобы выбрать наилучший для вас вариант, рассмотрите как можно больше сайтов разработчиков СЭД и их продуктов. Приведем несколько важных критериев, на что необходимо обращать внимание при выборе системы электронного документооборота. В качестве примера, раскрывающего данные критерии, мы представим систему управления корпоративным контентом Pilot-ECM (Enterprise Content Management). Основное отличие ECM от СЭД заключается в том, что в ECM обеспечивается управление и доступ ко всему информационному контенту, а не только к документам.

1. Необходимый для вас функционал

Обратите внимание на удобство работы с системой, необходимость длительного обучения и привыкания. Также проверьте, насколько текущие бизнес-процессы организации отличаются от заложенных в системе. Составьте перечень задач, которые хотите решить, внедрив СЭД. Станете ли вы работать быстрее, улучшится ли контроль за документами и работой сотрудников ?

2. Цена владения системой

Необходимо узнать стоимость лицензии и наличие гарантийной технической поддержки. Система электронного документооборота может быть не готова к увеличению объема пользователей и документации. Узнайте, сколько пользователей будут иметь возможность работать в системе, и масштабируется ли система под размеры вашего бизнеса.

Для работы со многими продуктами необходимо приобретать Microsoft SQL Server, нести затраты на администрирование сервера. Также возникает необходимость оплачивать серверные и клиентские лицензии продуктов. Большую часть бюджета проекта съедают услуги по внедрению системы: установка, настройка, адаптация, написание дополнительного функционала. Требуются высококвалифицированные специалисты для администрирования системы. У Pilot-ECM минимальная нагрузка на сервер, большим преимуществом является возможность работать на имеющихся серверах в организации, не приобретая новых. Установка возможна на Microsoft Windows Server или Linux. Для того, чтобы внедрить систему, необходимо приобрести только лицензию на Pilot-ECM, имеющую довольно низкую стоимость владения благодаря отсутствию скрытых расходов на покупку и администрирование СУБД.

3. Расширение функционала системы самостоятельно

Сможете ли вы в будущем самостоятельно расширить функционал вашей системы, например, с помощью плагинов? Наличие этой фичи будет являться хорошим преимуществом в выборе СЭД.

Pilot-ECM позволяет самостоятельно расширять функционал с помощью плагинов или с помощью интеграции с другими системами благодаря открытым инструментам SDK. Как пример можно привести интеграцию Pilot-ECM с Microsoft Word и LibreOffice Writer.

4. Интеграция с другими информационными системами

Составьте список систем, с которыми требуется интеграция. Необходимо более точно узнать про возможности интеграции, её стоимость, и с какими системами она возможна.

Pilot-ECM имеет возможность интеграции с любым почтовым клиентом и с другими системами для обмена данными, например, с 1С. Сокращая время на работу с входящей корреспонденцией, система автоматически размещает письма в системе Pilot-ECM, где автоматически заполняются необходимые атрибуты: контрагент, наименование, дата создания.

5. Наличие скриншотов, презентаций, видеороликов и примеров использования системы

При выборе системы электронного документооборота обратите внимание, привел ли разработчик подробное описание работы функционала с использованием видеороликов, скриншотов, примеров и презентаций. Эти материалы помогут получить представление о системе, сформировать мнение.

На сайте Pilot-ECM вы можете получить полезную информацию из статей или записей вебинаров, спросить в онлайн-консультанте интересующий вопрос или назначить встречу с менеджером.

6. Возможность установки демо-версии

После того, как вы выбрали понравившуюся вам систему электронного документооборота, необходимо узнать о наличие демо-версии и установить её для пробного использования. Минус демо-версии либо в ограничении времени использования, либо в ограничении функционала. Мы же предоставляем бесплатную коммерческую полнофункциональную версию системы Pilot-ECM для двух пользователей (установка на Microsoft Windows Server) и для пяти пользователей (на сервер с ОС Linux) на неограниченное время.

7. Наличие постоянного обновления системы

Узнайте, как часто система будет обновляться, можно ли влиять на ход развития системы и сколько это будет стоить? Мы предоставляем ежемесячное обновление системы, а пожелания наших пользователей попадают в план развития системы и базовый функционал продукта.

Вывод

Просмотрев основные критерии выбора электронного документооборота, вам будет легче принять решение, основываясь на том, что нужно для вашей организации. Не забывайте, что во время поиска необходимого решения, вы имеете возможность пообщаться с разработчиками систем, узнать то, что вас интересует. Используйте возможность связаться напрямую с компаниями, которые уже используют заинтересовавшие вас решения, чтобы узнать о подводных камнях из первых уст. Но необходимо понимать, что идеального решения не бывает, ведь у всех есть свои слабые и сильные стороны, важно правильно расставить приоритеты при выборе системы.