Распределенная работа над проектом

Во времена экономии ресурсов необходимо снижать себестоимость работ и стоимость проектов. Вариантами такого решения может быть сокращение нерентабельных отделов или специалистов и передача работ, выполняемых ими, на субподряд, либо привлечение для выполнения уникальных работ фрилансеров.

В настоящее время для организации совместной работы над одним проектом появляется все больше инструментов, позволяющих увеличить удобство и эффективность такой работы. Теперь совсем не обязательно находиться всем участникам проекта в одном офисе. Достаточно лишь обеспечить комфортную работу с данными по проекту, распределенными между несколькими территориально удаленными площадками. При этом должны быть выполнены требования по разграничению доступа к данным, поддержанию их актуальности. На сегодняшний день распространено привлечение подрядных организаций или фрилансеров на выполнение отдельных видов работ. Поэтому важным аспектом является степень доверия между компаниями-партнерами и привлекаемыми сотрудниками. Выбранное решение для организации совместной работы должно обеспечить, с одной стороны, защиту данных от несанкционированного удаления или изменения, а с другой, должна быть удобной для ежедневной работы и должна своевременно предоставить необходимую информацию всем участникам в соответствии с правами доступа.

Одной из таких систем является Pilot-ICE, которая предназначена для ведения межорганизационного электронного документооборота, например, в связке проектировщик-заказчик, проектировщик-подрядчик или для взаимодействия со службами экспертизы. Причем каждый может выбрать для себя удобный вариант работы в системе.


Вариант 1. Pilot-ICE позволяет работать через интернет, поэтому где бы не находились пользователи, они смогут получить необходимые данные. Исполнители работ по проекту подключаются к одной базе данных и к одному серверу. Такой вариант наиболее удобный для внутреннего согласования документации, работы с заданиями, оперативного отслеживания изменений. Но необходимо правильно настроить права доступа. Если организация не готова предоставлять доступ контрагентам в свою базу данных, тогда удобнее воспользоваться вторым вариантом взаимодействия.

Вариант 2. Каждая площадка работает в своей базе и обменивается результатами работы в виде комплектов документации через экспорт/импорт проектов. При таком подходе осуществляется контроль изменений состава и структуры проектной документации при повторной загрузке проекта в систему. С помощью средств аннотирования в документах проставляются замечания с возможностью переписки по ним и переноса замечаний из предыдущих версий в актуальную. Причем такое взаимодействие для заказчика или подрядчика проектной организации может быть бесплатным, т.к. использование Pilot-ICE в режиме двух подключений бесплатно.

Система Pilot-ICE позволяет организовать юридически значимый документооборот между контрагентами в соответствии с федеральным законом "Об электронной подписи" N 63-ФЗ и применять сертификаты квалифицированных электронных подписей.

В случае необходимости отображения собственноручной подписи есть возможность размещения на документе факсимиле.

Электронное согласование имеет следующие преимущества перед бумажный документооборотом:

  • мгновенная доставка документов (вне зависимости от места нахождения контрагента),
  • сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей документов между контрагентами,
  • электронный документ может находиться на проверке одновременно сразу у нескольких согласующих,
  • автоматическое отображение различий версий документов.

Чтобы проверить все ли документы в проекте согласованы и подписаны, прежде чем отдавать проект заказчику, можно воспользоваться отчетом «Контроль подписания документов по проекту».

Для защиты данных в системе Pilot-ICE реализовано несколько уровней прав доступа: на просмотр объектов или создание новых объектов, на изменение документов (создание новых версий, редактирование файлов, удаление).

Недавно появились новые виды прав доступа. Например, уровень согласование позволяет создавать замечания к документам и подписывать их. Этот уровень доступа предоставляется автоматически при создании запросов на подпись.


Если необходимо защитить проект, работа по которому завершена, от внесения изменений, то можно воспользоваться командой Заморозка. Эта команда отменяет ранее выданные права на редактирование.

Важным вопросом является получение быстрого доступа к данным при работе через Интернет. Используемые технологии Pilot-ICE позволяют работать с кэшем пользователя, экономят трафик и даже предоставляют возможность офлайн-работы при отсутствии сети и подключения к серверу. При этом не замедляется работа самих программ для работы с файлами, размещенными в системе.

Система удобна в обслуживании и проста в использовании, поэтому научиться работать в ней очень легко.

Систему Pilot-ICE уже используют в холдинговых структурах предприятий для проведения внутренней экспертизы проектов в электронном виде, для организации электронного документооборота проектных организаций с подрядчиками и заказчиками. Система используется для совместной работы над проектами, выполняемых на площадках в разных городах, у нескольких заказчиков Pilot-ICE.

По вопросам приобретения,
установки и обслуживания обращайтесь:

8-800-700-00-78 (звонок по России бесплатный)