Инструменты согласования документации в системе Pilot-ICE

С появлением электронного документооборота меняются привычки и методики работы с документами. У электронных документов свои особенности, для коллективной работы с ними не нужно плодить несколько копий, дублировать процессы работы с бумажными документами. Необходимо научиться извлекать максимум пользы из применения новых технологий и оптимизировать привычные бизнес-процессы. В этой статье мы рассмотрим инструменты и процессы согласования документации в системе Pilot-ICE.

В Pilot-ICE процедуру согласования можно запустить с помощью задания на согласование с применением электронной подписи. Оно позволяет направить документ для одновременной параллельной проверки его несколькими участниками, а при необходимости — разделить процесс согласования документов на последовательные этапы и запускать их в работу постепенно. Это особенно актуально для руководителей (например, ГИПов), которые могут приступить к проверке документа на самом последнем этапе, когда все остальные участники уже согласовали и поставили свои подписи.


Поэтапный процесс согласования

Если в процессе согласования возникнут замечания, то в системе есть инструменты для проставления аннотаций как текстовых, так и графических (выделить цветным карандашом). Участники согласования могут комментировать документ одновременно, вести переписку по замечаниям, видеть весь перечень замечаний к каждой версии электронного документа. Также есть возможность копирования замечаний из предыдущих версий в актуальную, если работа по ним еще ведется. Коллективное обсуждение особенно актуально при проведении совещаний в офисе или на строительной площадке, или когда работа над одним проектом ведется в территориально-распределенной среде.


Работа с замечаниями

При внесении изменений в документ, формируется новая версия документа, в которой указывается причина создания. Для каждого документа ведется история всех версий с указанием даты и автора.

При согласовании возникает необходимость проверить, были ли устранены замечания и сравнить версии документов. При работе с насыщенными чертежами для многих это трудоемкая задача. С переходом на проверку документов с мониторов процесс усложняется, многие пока еще просто не привыкли, поэтому вероятность пропустить ошибки высокая. В Pilot-ICE реализован автоматический механизм отображения различий в версиях документа для контроля изменений, произошедших в новой версии после отработки замечаний. Сравнение происходит как по тексту, таблицам, так и по геометрии.

Для специалистов, проводящих нормоконтроль и экспертизу проектной документации, разработаны инструменты измерения длины и площади в просмотрщике документов для быстрой проверки указанных значений на чертежах.


Инструменты измерения длины и площади

Одной из важных новинок стало появление функционала для быстрого формирования пояснительных записок из документов различных форматов — XPS, DWFx или изображений в форматах JPEG, TIFF, PNG и BMP, с расстановкой закладок. Таким образом, проектная документация, разработанная и сформированная в системе Pilot-ICE, соответствует требованиям, предъявляемым для проведения экспертизы в электронном виде.


Компоновка пояснительной записки.

После проведения проверок документации участники процесса согласования подписывают электронные документы с применением электронной подписи с разделением ролей (разработал, утвердил, согласовал).

Система Pilot-ICE позволяет организовать юридически значимый документооборот в соответствии с федеральным законом "Об электронной подписи" N 63-ФЗ и применять сертификаты квалифицированных электронных подписей.

Для тех, кто еще не привык использовать электронные подписи и хочет видеть отображение собственноручной подписи есть возможность размещения на документе факсимиле.

Чтобы проверить все ли документы в проекте согласованы и подписаны, прежде чем отдавать проект заказчик, можно воспользоваться отчетом «Контроль подписания документов по проекту».

Систему Pilot-ICE уже используют в холдинговых структурах предприятий для проведения внутренней экспертизы проектов в электронном виде, для организации электронного документооборота проектных организаций с подрядчиками и заказчиками. Это решение также могут использовать государственные и негосударственные службы для проведения экспертизы проектной документации в электронном виде.

Применение системы Pilot-ICE в АО «Эталон ЛенСпецСМУ»

«Эталон ЛенСпецСМУ» входит в Группу «Эталон» — одну из крупнейших и старейших корпораций в сфере девелопмента и строительства в России.

АО «Эталон ЛенСпецСМУ» осуществляет полный комплекс услуг, связанных с девелопментом, строительством и реализацией крупных инвестиционных проектов на рынке недвижимости Санкт-Петербурга.


Являясь пионером в строительной отрасли, «Эталон ЛенСпецСМУ» стало первой компанией, возводящей дома по кирпично-монолитной технологии и применяющей комплексный подход в освоении территории.


Главной причиной перехода Группы «Эталон» на электронный документооборот была необходимость повысить эффективность взаимодействия не только структурных подразделений АО «Эталон ЛенСпецСМУ», но и взаимодействия с проектными и подрядными организациями при проверке и согласовании проектной документации. Заказчик нуждался в снижении трудоемкости работы с проектной документацией за счет перевода процессов в электронный вид и обеспечения удобного и быстрого доступа сотрудников компании к актуальной проектной документации.

Будущий инструмент управления проектной документацией должен был соответствовать ряду критериев:

  • поддержка всех используемых форматов,
  • версионность файлов, история изменений, доступность для сравнения,
  • структурированная в соответствии с внутренними стандартами система хранения файлов,
  • локальный файловый сервер,
  • поиск по атрибутной информации файлов,
  • карточка документов содержит все необходимые поля для поиска.

Корпоративная система управления проектной организацией и процессами информационного моделирования Pilot-ICE Enterprise этим требованиям соответствовала. Первый эффект от использования системы наступил достаточно быстро: ускорилось согласование документации, была проведена синхронизация замечаний от разных специалистов. Удалось даже отказаться от промежуточных бумажных версий документов. Этого удалось достичь благодаря тесному сотрудничеству с разработчиком системы, необходимый функционал по ведению переписки по замечаниям оперативно появился в системе.

В ближайшее время холдинг намерен масштабировать использование системы на своих предприятиях. В том числе в планах перевод заказчика на электронный документооборот, включение всех генеральных проектировщиков в корпоративную систему управления проектной организацией Pilot-ICE Enterprise и подключение к ней генподрядных организаций для отслеживания статуса документов.

По вопросам приобретения,
установки и обслуживания обращайтесь:

8-800-700-00-78 (звонок по России бесплатный)